Beleid Gegevensbescherming

Versie 3 – September 2021

 

1. Inleiding. 2
1.1 Waarover gaat dit beleid? 2
1.2 Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens? 2
1.3 Wat is onze rol bij de verwerking van gegevens? 2
1.4 Delen wij uw persoonsgegevens mee buiten de Europese Unie? 2
1.5 Heeft u een vraag of klacht? 2
2. Onze verwerking van persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke. 3
2.1 Verschillende verwerkingen afhankelijk van uw relatie met ons 3
2.1.1 U bent een cliënt van ALTIUS 3
2.1.2 U bent een prospect van ALTIUS 4
2.1.3 U bent een zakelijk contact van ALTIUS 4
2.1.4 U bent een leverancier van ALTIUS 5
2.1.5 U bent een bezoeker in de kantoren van ALTIUS 5
2.1.6 U bent een deelnemer aan één van de activiteiten van ALTIUS 5
2.1.7 U bent een bezoeker van de website van ALTIUS 6
2.1.8 U bent een sollicitant bij ALTIUS 6
2.1.9 U gebruikt een door ALTIUS ter beschikking gesteld legal tech hulpmiddel 7
2.1.10 In elk geval: beheer van fraude, misbruik en geschillen. 7
2.2 Welke rechten heeft u tegenover ons als verwerkingsverantwoordelijke? 8
3. Onze verwerking van persoonsgegevens als verwerker 8
3.1 Overzicht van situaties waarin ALTIUS als verwerker optreedt 8
3.2 Algemeen. 9
3.3 Veiligheidsmaatregelen. 9
3.4 Ontvangers 9
3.5 Verplichting tot bijstand. 10
3.6 Beëindiging. 10

1. Inleiding

1.1 Waarover gaat dit beleid?

Dit is het gegevensbeschermingsbeleid van ALTIUS CV, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Havenlaan 86C, bus 414, ondernemingsnummer 0476.389.071, telefoon +32 2 426 1414, fax +32 2 426 20 30 (hierna “wij” of “ons”) in verband met de verwerking van gegevens van personen extern aan onze organisatie (cliënten, prospecten, zakelijke contacten, leveranciers, bezoekers van onze gebouwen of onze website, deelnemers aan activiteiten en sollicitanten).

Dit beleid is enkel van toepassing op de verwerking van gegevens van natuurlijke personen, niet op deze van rechtspersonen.

Het beleid kan van tijd tot tijd aangepast worden.

Terug naar boven

1.2 Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Doorgaans geeft u ons zelf uw persoonsgegevens. Soms krijgen wij uw contactgegevens via de organisatie waar u werkt (uw werkgever, uw opdrachtgever, etc.).

In sommige gevallen kunnen wij uw contactgegevens ook vinden, actualiseren, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen en sociale netwerken.

Terug naar boven

1.3 Wat is onze rol bij de verwerking van gegevens?

In de regel verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke (zie sectie 2 hieronder). In uitzonderlijke gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken in de hoedanigheid van verwerker (zie sectie 3 hieronder).

Terug naar boven

1.4 Delen wij uw persoonsgegevens mee buiten de Europese Unie?

Onze servers staan in België en wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven naar landen buiten België of de Europese Economische Ruimte, tenzij (i) op uw verzoek, of (ii) voor zover dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

In het kader van het gebruik van sommige softwaretoepassingen, kunnen er tijdelijk wel persoonsgegevens doorgegeven worden naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. In zulk geval wordt een passend beschermingsniveau geboden via het gebruik van de modelbepalingen van de Europese Commissie.

Terug naar boven

1.5 Heeft u een vraag of klacht?

Voor alle vragen of klachten in verband met de verwerking van persoonsgegevens kan u steeds onze chef privacy contacteren:

ALTIUS CV
Ter attentie van de Chef Privacy
Havenlaan 86C, B414
1000 Brussel

Tel. +32 2 426 1414

privacy@altius.com

U kan ook steeds een verzoek of klacht indienen bij de toezichthoudende overheid van de plaats waar u verblijft. Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

contact@apd-gba.be

Tel. +32 2 247 48 00.

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Terug naar boven

2. Onze verwerking van persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer u ons persoonsgegevens toevertrouwt, treden wij in de regel op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, afhankelijk van uw relatie met ons.

Terug naar boven

2.1 Verschillende verwerkingen afhankelijk van uw relatie met ons

2.1.1 U bent een cliënt van ALTIUS

Indien u onze cliënt bent of werkt bij/voor onze cliënt, verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • Klantenbeheer (beheer dossier, beheer klantenrelatie, facturatie, inning etc.) op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren;
  • De behartiging en/of verdediging in rechte van uw belangen op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke inbreuken verwerken wij op basis van de wet van 30 juli 2018 (art. 10§1,2°);
  • Eventuele verplichte meldingen op basis van de noodzaak om een wettelijke verplichting na te leven waaraan wij moeten voldoen (bv. meldingen anti-witwas en KYC);
  • Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als cliënt nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte houden van onze activiteiten en expertise;

Wij houden uw persoonsgegevens bij tussen 10 en maximaal 30 jaar na de afsluiting van het dossier, afhankelijk van het type dossier en de toepasselijke verjaringstermijnen.

Indien u ons in het kader van de behandeling van een dossier persoonsgegevens van andere dan uzelf (contactpersonen etc.) toevertrouwt, gaan wij ervan uit dat u die gegevens rechtmatig verwerkt en aan ons mag meedelen.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de ordes van advocaten, in het kader van onze deontologische of wettelijke verplichtingen;
  • rechtbanken, advocaten buiten ALTIUS, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • verzekeraars juridische bijstand wanneer onze diensten gedekt zijn door een rechtsbijstandverzekering;

Terug naar boven

2.1.2 U bent een prospect van ALTIUS

Indien u een potentiële cliënt bent, verwerken uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • Prospectenbeheer op basis van uw toestemming (indien u zelf ons uw contactgegevens verstrekte), op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen (indien wij uw contactgegevens ontvingen van een derde, bv. een publieke bron), of op basis van de noodzaak om pre-contractuele maatregelen te nemen (indien u cliënt wenst te worden). Ons gerechtvaardigd belang hiervoor vermeld bestaat erin om marktopportuniteiten te identificeren;
  • Direct marketing op grond van uw toestemming.

U kan uw toestemming steeds intrekken.

Wij houden uw contactgegevens bij tot maximaal 10 jaar nadat u als prospect inactief bent geworden.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

Terug naar boven

2.1.3 U bent een zakelijk contact van ALTIUS

Indien wij met u in contact staan voor zakelijke doeleinden anders dan als cliënt of prospect (u bent of werkt bij een gerechtsdeurwaarder, gerechtsdeskundige, overheidsinstelling, advocatenkantoor etc.), verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • Communicatiebeheer op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin met gerechtelijke actoren te kunnen communiceren;
  • De verdediging van de belangen van cliënten op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat in de verdediging van de belangen van onze cliënten.

Wij houden uw gegevens bij zolang u professioneel actief bent.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • rechtbanken, advocaten buiten ALTIUS, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • verzekeraars juridische bijstand wanneer onze diensten gedekt zijn door een polis juridische bijstand;

Terug naar boven

2.1.4 U bent een leverancier van ALTIUS

Indien u producten of diensten levert aan ons (met uitzondering van de advocaten verbonden aan ALTIUS), of werkt bij/voor een leverancier van producten en diensten aan ons, verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor leveranciersbeheer op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na de laatste levering.

In het kader van de verwezenlijking van dit doeleinde kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

Terug naar boven

2.1.5 U bent een bezoeker in de kantoren van ALTIUS

Indien u onze kantoren bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • Bezoekersbeheer op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de (brand)veiligheid, vertrouwelijkheid en organisatie van activiteiten/vergaderingen te kunnen garanderen;
  • Direct marketing op basis van uw toestemming. U kan uw toestemming steeds intrekken.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 2 jaar na uw laatste bezoek.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

Terug naar boven

2.1.6 U bent een deelnemer aan één van de activiteiten van ALTIUS

Indien u deelneemt aan een ALTIUS activiteit (receptie, seminarie, webinar etc.), verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • De organisatie van de ALTIUS activiteit op basis van de uitvoering van de overeenkomst met u, met name uw inschrijving op onze activiteit;
  • Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als op de hoogte te houden van andere ALTIUS activiteiten en onze expertise om u zo nog beter van dienst te zijn.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar nadat u als contact inactief bent geworden.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

Terug naar boven

2.1.7 U bent een bezoeker van de website van ALTIUS

Indien u onze website bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • Om uw vraag of verzoek om informatie te beantwoorden om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;
  • Voor direct marketing, om u onder andere op de hoogte te houden van ALTIUS activiteiten, indien u daarin toestemt;
  • Voor het plaatsen en lezen van cookies indien u daarin toestemt. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u terug in de cookie policy.

U kan uw toestemming steeds intrekken.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de derde partijen die in de cookie policy vermeld worden;

Terug naar boven

2.1.8 U bent een sollicitant bij ALTIUS

Indien u solliciteert voor een job bij ons of deelneemt aan jobbeurzen, verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens als sollicitant voor:

  • Het beheer en evaluatie van uw jobapplicatie in het kader van het nemen van precontractuele maatregelen;
  • Het aanhouden van een wervingsreserve op basis van de noodzaak ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u later te contacteren voor een jobopportuniteit indien er geen vacature onmiddellijk vrij is. Wenst u niet in de wervingsreserve te worden opgenomen, dan kan u hiertegen steeds bezwaar maken.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na uw sollicitatie (tenzij u zich daartegen verzet).

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de ordes van advocaten in het kader van onze deontologische of wettelijke verplichtingen;

Terug naar boven

2.1.9 U gebruikt een door ALTIUS ter beschikking gesteld legal tech hulpmiddel

Als u toegang wil tot een legal tech hulpmiddel dat wij aanbieden (bv. ALTIUS PREAVIZ), verwerken wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren (d.w.z. om u de gevraagde toegang te verlenen).

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot maximaal 10 jaar na uw laatste gebruik van het legal tech hulpmiddel.

Om dit doel te bereiken, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiaires, advocaten en partners van of verbonden aan ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

Deze verwerking heeft geen invloed op onze verwerking van de persoonsgegevens die u ons als verwerker toevertrouwt bij het gebruik van het legal tech hulpmiddel - zie sectie 3 hieronder.

Terug naar boven

2.1.10 In elk geval: beheer van fraude, misbruik en geschillen

In elke geval, ongeacht uw relatie met ons (d.w.z. als u een bezoeker bent, een klant, enz.), kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken als verwerkingsverantwoordelijke voor de volgende doeleinden:

  • De opsporing, voorkoming en bestrijding van fraude en misbruik op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin om fraude en misbruik in te dijken;
  • Beheer van eigen geschillen op basis van de wet van 30 juli 2018 (art. 10§1,1°) en de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin onze rechten te kunnen vrijwaren in het kader van geschillen.

In dat geval houden wij uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar, tenzij de opsporing, de voorkoming en de bestrijding van fraude en misbruik, of het geschillenbeheer, vereist dat de persoonsgegevens langer dienen te worden bewaard.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de ordes van advocaten in het kader van onze deontologische of wettelijke verplichtingen;
  • rechtbanken, advocaten buiten ALTIUS, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • verzekeraars juridische bijstand wanneer onze diensten gedekt zijn door een polis juridische bijstand.

Terug naar boven

2.2 Welke rechten heeft u tegenover ons als verwerkingsverantwoordelijke?

Wanneer wij uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, heeft u verschillende rechten:

  • U heeft steeds een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
  • U heeft steeds een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken, te verbeteren of aan te vullen.
  • U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij over u verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
  • U heeft een recht op beperking van de verwerking van persoonsgegeven die op u betrekking hebben. Dit laat u toe het gebruik van uw persoonsgegevens door ons te bevriezen, zonder deze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
  • U heeft een recht tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken . Dit laat u toe u te verzetten tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht uw bezwaar te honoreren - dit recht geldt enkel wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang.
  • U heeft steeds het recht uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming.
  • U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
  • U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe persoonsgegevens vlot van één verwerkingsverantwoordelijke naar een andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend wanneer de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst met u.

U kan uw rechten uitoefenen door de chef privacy te contacteren, zie hierboven punt 1.5.

Terug naar boven

3. Onze verwerking van persoonsgegevens als verwerker

3.1 Overzicht van situaties waarin ALTIUS als verwerker optreedt

In uitzonderlijke omstandigheden kan u ons ook persoonsgegevens toevertrouwen als verwerker. De situaties waarin wij uitzonderlijk persoonsgegevens verwerken als verwerker voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke, zijn beperkt tot de hier limitatief beschreven situaties:

Uw gebruik van onze ALTIUS PREAVIZ app

Aard en doel van de verwerking

Als u de ALTIUS PREAVIZ app gebruikt (beschikbaar als mobiele app via een app store of als web app via onze website), erkent u dat u optreedt als de verwerkingsverantwoordelijke (of dat de organisatie die u vertegenwoordigt optreedt als de verwerkingsverantwoordelijke) voor persoonsgegevens die u in de app invoert wanneer u deze gebruikt voor het berekenen van opzegtermijnen en/of ontslagvergoedingen in geval van ontslag

Soort persoonsgegevens die worden verwerkt

Algemene identificatiegegevens (voor- en achternaam)

HR- en beroepsgegevens (datum indiensttreding, functietype, salaris, voordelen in natura, einddatum overeenkomst)

Categorieën van betrokkenen

Werknemers

Goedgekeurde subverwerkers

LeyQi BV, gevestigd in België

Scalingo SAS, gevestigd in Frankrijk

Duur van de verwerking

Gehele duur van de overeenkomst inzake het gebruik van de ALTIUS PREAVIZ app (indien deze overeenkomst wordt beëindigd, wordt de gegevensverwerkingsovereenkomst automatisch beëindigd)

In deze situaties waarin wij als verwerker optreden, vormt deze sectie 3 de gegevensverwerkingsovereenkomst die onze relatie met u (of de entiteit die u vertegenwoordigt) als verwerkingsverantwoordelijke regelt.

Terug naar boven

3.2 Algemeen

De verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker zullen, elk in hun respectievelijke hoedanigheid, de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming waaraan zij onderworpen zijn.

Als verwerker zullen wij de persoonsgegevens slechts verwerken in naam en voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke.

Terug naar boven

3.3 Veiligheidsmaatregelen

Als verwerker verbinden wij ons ertoe om gepaste technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te implementeren en na te leven die nodig zijn om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van, of niet-geautoriseerde toegang tot persoonsgegevens. Bij het bepalen van de passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen, houdt de verwerker rekening met (i) de stand van de techniek, (ii) de uitvoeringskosten van deze maatregelen, (ii) de aard, de omvang, de context, en de verwerkingsdoeleinden, (iv) de verwerkingsrisico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, voornamelijk als gevolg van vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van, of niet-geautoriseerde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens, en (v) de waarschijnlijkheid dat de verwerking een impact heeft op de rechten en vrijheden van de betrokkenen.

Terug naar boven

3.4 Ontvangers

Als verwerker kunnen wij onze werknemers en tussenpersonen toegang verlenen tot de persoonsgegevens voor zover zij deze toegang nodig hebben om onze verplichtingen als verwerker naar behoren te kunnen nakomen in het kader van de gegevensverwerkingsovereenkomst. Wij zullen de betrokken werknemers en tussenpersonen schriftelijk op de hoogte brengen van het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens, en van het wettelijke en contractuele kader inzake de bescherming van persoonsgegevens, en zullen de betrokken werknemers of tussenpersonen contractueel een vertrouwelijkheidsverplichting opleggen.

De verwerkingsverantwoordelijke stemt in met de aanstelling van de in punt 3.6 genoemde subverwerkers. De verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij tevens een algemene schriftelijke toestemming aan ons als verwerker om andere subverwerkers in te schakelen voor de verwerking van de persoonsgegevens namens u. Wij zullen u informeren over dergelijke nieuwe subverwerkers, indien die er zijn. Wanneer wij subverwerkers inschakelen, verbinden wij ons ertoe dat deze subverwerkers onderworpen zullen zijn aan contractuele verplichtingen die minstens gelijkwaardig zijn aan de verplichtingen waaraan wij krachtens deze gegevensverwerkingsovereenkomst onderworpen zijn ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke.

Terug naar boven

3.5 Verplichting tot bijstand

Als verwerker, zullen wij, op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, alle vereiste informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan de verwerkingsverantwoordelijke verstrekken en elk verzoek of elke vraag van de betrokkene in verband met de (verwerking van) persoonsgegevens aan de verwerkingsverantwoordelijke overmaken.

De verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht op audit van onze verwerking als verwerker om na te gaan of wij de toepasselijke verplichtingen naleven. De verwerkingsverantwoordelijke kan zulke audit maximaal éénmaal per jaar uitvoeren. De audit kan worden uitgevoerd door de verwerkingsverantwoordelijke of door een verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur. De verwerkingsverantwoordelijke zal ons minstens 1 maand van tevoren inlichten over de dag waarop de audit zal plaatsvinden. Indien wij tijdens de audit een instructie krijgen van de verwerkingsverantwoordelijke die in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zullen wij de verwerkingsverantwoordelijke hier onmiddellijk van in kennis stellen.

Terug naar boven

3.6 Beëindiging

Indien de verwerkingsverantwoordelijke niet langer een beroep op ons doet als verwerker, zullen wij alle persoonsgegevens vernietigen die ons als verwerker zijn toevertrouwd, tenzij de opslag van de persoonsgegevens verplicht is op basis van de toepasselijke wetgeving.

Terug naar boven

follow us on