Politique de protection des données

Version 3 – Septembre 2021

 

1. Introduction.
1.1 Quel est l’objet de cette politique ?
1.2 Comment recevons-nous vos données à caractère personnel ?
1.3 Quel est notre rôle par rapport au traitement ?
1.4 Partageons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne ?
1.5 Avez-vous une question ou plainte ?
2. Nos traitements de données à caractère personnel en tant que responsable du traitement
2.1 Les différents traitements en fonction de la relation que vous entretenez avec nous
2.1.1 Vous êtes client d'ALTIUS
2.1.2 Vous êtes un prospect d'ALTIUS
2.1.3 Vous êtes un contact commercial d'ALTIUS
2.1.4 Vous êtes un fournisseur d'ALTIUS
2.1.5 Vous êtes un visiteur dans les bureaux d'ALTIUS
2.1.6 Vous êtes un participant d'une des activités d'ALTIUS
2.1.7 Vous êtes un visiteur du site web ALTIUS
2.1.8 Vous êtes candidat pour un emploi chez ALTIUS
2.1.9 Vous utilisez un outil legal tech fourni par ALTIUS
2.1.10 Dans tous les cas : gestion de la fraude, des abus et des litiges
2.2 Quels sont vos droits à notre égard en tant que responsable du traitement ?
3. Nos traitements de données à caractère personnel en tant que sous-traitant
3.1 Aperçu des traitement où ALTIUS agit en tant que sous-traitant
3.2 Général
3.3 Mesures de sécurité.
3.4 Destinataires
3.5 Obligation d’assistance.
3.6 Fin.

 

1. Introduction

1.1 Quel est l’objet de cette politique ?

Ceci constitue la politique de protection des données d'ALTIUS SC/CV, ayant son siège social à 1000 Bruxelles, avenue du Port 86C, boîte 414, numéro d'entreprise 0476.389.071, téléphone +32 2 426 1414, fax +32 2 426 20 30 (ci-après "nous", "nos" ou "notre") en ce qui concerne le traitement des données de personnes extérieures à notre organisation (clients, prospects, contacts commerciaux, fournisseurs, visiteurs de nos bâtiments ou de notre site Internet, participants aux activités et candidats).

Cette politique s'applique uniquement au traitement des données des personnes physiques et non des données des personnes morales.

La politique peut être modifiée de temps à autre.

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1.2 Comment recevons-nous vos données à caractère personnel ?

Habituellement, vous nous fournissez vos données à caractère personnel vous-même. Parfois, nous recevons vos coordonnées par l'intermédiaire de l'organisation où vous travaillez (votre employeur, votre donneur d’ordres, etc.).

Dans certains cas, nous pouvons également trouver, mettre à jour, compléter et améliorer vos coordonnées par le biais de sources publiques et de réseaux sociaux.

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1.3 Quel est notre rôle par rapport au traitement ?

En principe, nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement (voyez la section 2 ci-dessous). Dans des cas exceptionnels, nous pouvons aussi traiter vos données à caractère personnel en tant que sous-traitant (voyez la section 3 ci-dessous).

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1.4 Partageons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne ?

Nos serveurs se situent en Belgique et nous ne transférerons pas vos données à caractère personnel vers des pays en dehors de la Belgique ou de l'Espace Economique Européen sauf (i) à votre demande, ou (ii) dans la mesure nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou au fondement d'une action en justice. Dans le cadre de l'utilisation de certaines applications logicielles, des données à caractère personnel peuvent toutefois être temporairement transférées vers des pays hors de l'Espace Economique Européen. Dans ce cas, un niveau de protection adéquat est assuré par l'utilisation des clauses types de la Commission européenne.

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1.5 Avez-vous une question ou plainte ?

Pour toute question ou réclamation relative au traitement des données à caractère personnel, vous pouvez toujours contacter notre chef vie privée :

ALTIUS SC/CV
A l’attention du Chef vie privée
Avenue du Port 86C, B414
1000 Bruxelles
Tél +32 2 426 1414

privacy@altius.com

Vous pouvez aussi toujours déposer une requête ou plainte auprès de l'autorité de contrôle du lieu où vous résidez. Pour la Belgique il s’agit de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

contact@apd-gba.be

Tél +32 2 247 48 00.

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

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2. Nos traitements de données à caractère personnel en tant que responsable du traitement

En principe, lorsque vous nous confiez des données à caractère personnel, nous agissons en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel pour différentes finalités, en fonction de la relation que vous entretenez avec nous.

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2.1 Les différents traitements en fonction de la relation que vous entretenez avec nous

2.1.1 Vous êtes client d'ALTIUS

Si vous êtes notre client ou travaillez chez/pour notre client, nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement pour les finalités suivantes :

  • Gestion de la clientèle (gestion des dossiers, gestion de la relation client, facturation, recouvrement, etc.) en fonction de la nécessité d'exécuter un contrat conclu avec vous. Sans vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas exécuter le contrat ;
  • La représentation et/ou la défense en justice de vos intérêts sur base de la nécessité d'exécuter un contrat avec vous. Nous traitons les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions pénales sur la base de la loi du 30 juillet 2018 (art. 10§1,2°) ;
  • Toute notification obligatoire fondée sur la nécessité de respecter une obligation légale à laquelle nous devons nous conformer (p. ex. les notifications de lutte contre le blanchiment d'argent et les déclarations KYC) ;
  • Le marketing direct basé sur la nécessité de promouvoir notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de mieux vous servir en tant que client en vous tenant au courant de nos activités et de notre expertise ;

Nous conservons vos données à caractère personnel entre 10 et 30 ans maximum après la clôture du dossier, selon le type de dossier et les délais de prescription applicables.

Si vous nous confiez des données à caractère personnel d'autres personnes que vous-même (personnes de contact, etc.) dans le cadre du traitement d'un dossier, nous supposons que vous traitez légalement ces données et que vous pouvez nous les communiquer.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
  • autorités du barreau, dans le cadre de nos obligations déontologiques ou légales ;
  • tribunaux, des avocats en dehors d'ALTIUS, des huissiers de justice, des notaires, des experts judiciaires et à d’autres acteurs judiciaires pour autant que nécessaire au traitement d'une affaire ou à l'introduction, à l'exercice ou à la justification d'une action en justice ;
  • des consultants indépendants pour autant que nécessaire à l'organisation d'ALTIUS, au traitement d'un dossier ou à l’introduction, à l'exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • autorités judiciaires, policières ou administratives, lorsque la loi nous y oblige ou pour autant que nécessaire pour le traitement d’un dossier ou l’introduction, l’exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • des assureurs protection juridique lorsque nos services sont couverts par une assurance protection juridique.

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2.1.2 Vous êtes un prospect d'ALTIUS

Si vous êtes un client potentiel, nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement pour les finalités suivantes :

  • Gestion de prospection sur la base de votre consentement (si vous nous avez fourni vos coordonnées vous-même), sur la base de la nécessité de protéger notre intérêt légitime (si nous avons reçu vos coordonnées d'un tiers, par exemple une source publique), ou sur la base de la nécessité de prendre des mesures précontractuelles (si vous souhaitez devenir client). Notre intérêt légitime mentionné ci-dessus est d'identifier les opportunités de marché ;
  • Marketing direct basé sur votre consentement.

Vous pouvez toujours retirer votre consentement.

Nous conservons vos coordonnées pour une durée maximale de 10 ans après que vous soyez devenu inactif en tant que prospect.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants);

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2.1.3 Vous êtes un contact commercial d'ALTIUS

Si nous sommes en contact avec vous à des fins commerciales autres qu'en tant que client ou prospect (vous êtes ou travaillez pour un huissier de justice, un expert judiciaire, une agence gouvernementale, un cabinet d’avocats, etc.) nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement pour les finalités suivantes :

  • Une gestion de la communication fondée sur la nécessité de promouvoir notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de pouvoir communiquer avec les acteurs légaux ;
  • Défendre les intérêts des clients sur base de la nécessité de défendre notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de défendre les intérêts de nos clients.

Nous conservons vos coordonnées aussi longtemps que nous sommes en contact avec vous.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
  • tribunaux, des avocats en dehors d'ALTIUS, des huissiers de justice, des notaires, des experts judiciaires et à d’autres acteurs judiciaires pour autant que nécessaire au traitement d'une affaire ou à l'introduction, à l'exercice ou à la justification d'une action en justice ;
  • des consultants indépendants pour autant que nécessaire à l'organisation d'ALTIUS, au traitement d'un dossier ou à l’introduction, à l'exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • autorités judiciaires, policières ou administratives, lorsque la loi nous y oblige ou pour autant que nécessaire pour le traitement d’un dossier ou l’introduction, l’exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • des assureurs protection juridique lorsque nos services sont couverts par une police de protection juridique.

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2.1.4 Vous êtes un fournisseur d'ALTIUS

Si vous nous fournissez des produits ou des services (à l'exclusion des avocats affiliés à ALTIUS), ou si vous travaillez chez/pour un de nos fournisseurs de produits et services, nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement à des fins de gestion des fournisseurs sur base de la nécessité d'exécuter un contrat conclu avec vous. Sans vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas exécuter le contrat.

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant 10 ans au maximum après la dernière livraison.

Dans le cadre de la réalisation de cette finalité, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants);

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2.1.5 Vous êtes un visiteur dans les bureaux d'ALTIUS

Si vous vous rendez dans nos bureaux, nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement pour les finalités suivantes :

  • Une gestion des visiteurs basée sur la nécessité de promouvoir notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de pouvoir garantir la sécurité (incendie), la confidentialité et l'organisation des activités/réunions ;
  • Marketing direct basé sur votre consentement. Vous pouvez toujours retirer votre consentement.

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 2 ans après votre dernière visite.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
  • des consultants indépendants pour autant que nécessaire à l'organisation d'ALTIUS, au traitement d'un dossier ou à l’introduction, à l'exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • autorités judiciaires, policières ou administratives, lorsque la loi nous y oblige ou pour autant que nécessaire pour le traitement d’un dossier ou l’introduction, l’exercice ou à la justification d’une action en justice;

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2.1.6 Vous êtes un participant d'une des activités d'ALTIUS

Si vous participez à une activité ALTIUS (réception, séminaire, webinar etc.), nous traiterons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement pour les finalités suivantes :

  • L'organisation de l'activité ALTIUS basée sur l'exécution du contrat conclu avec vous, notamment votre inscription à notre activité ;
  • Le marketing direct basé sur la nécessité de promouvoir notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de vous tenir informé d’autres activités ALTIUS et de notre expertise afin de vous servir encore mieux.

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 10 ans après que vous soyez devenu inactif en tant que contact.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;

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2.1.7 Vous êtes un visiteur du site web ALTIUS

Si vous visitez notre site Web, nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement aux fins suivantes :

  • Pour répondre à votre question ou à votre demande de renseignements afin de prendre des mesures précontractuelles à votre demande ;
  • Pour le marketing direct, entre autres afin de vous tenir informé des activités ALTIUS, si vous y consentez ;
  • Pour le placement et la lecture de cookies, si vous y consentez. Vous trouverez plus d’informations sur notre utilisation des cookies dans la politique en matière de cookies .

Vous pouvez toujours retirer votre consentement

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
  • tierces parties mentionnées dans la politique en matière de cookies;

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2.1.8 Vous êtes candidat pour un emploi chez ALTIUS

Si vous postulez à un emploi chez nous ou participez à des salons de l'emploi, nous traitons vos données à caractère personnel relatives à la candidature en tant que responsable du traitement pour :

  • La gestion et l'évaluation de votre candidature dans le cadre de la prise de mesures précontractuelles ;
  • Maintenir une réserve de recrutement fondée sur la nécessité de défendre notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de vous contacter ultérieurement pour une offre d'emploi s'il n'y a pas de poste vacant de disponible dans l’immédiat. Si vous ne souhaitez pas être inclus dans la réserve de recrutement, vous pouvez toujours vous y opposer.

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 10 ans après votre demande (sauf si vous vous y opposez).

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
  • autorités du barreau, dans le cadre de nos obligations déontologiques ou légales.

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2.1.9 Vous utilisez un outil legal tech fourni par ALTIUS

Si vous souhaitez accéder à un outil legal tech que nous fournissons (ex. ALTIUS PREAVIZ), nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement sur la base de la nécessité pour l’exécution du contrat avec vous (à savoir pour vous donner l’accès demandé).

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 10 ans après votre dernière utilisation de l’outil legal tech.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des fournisseurs qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants).

Ce traitement est sans préjudice du traitement en tant que sous-traitant des données à caractère personnel que vous nous confiez lors de l’utilisation de l’outil legal tech – voyez la section 3 ci-dessous.

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2.1.10 Dans tous les cas : gestion de la fraude, des abus et des litiges

Dans tous les cas, quelle que soit la relation que vous entretenez avec nous (c’est-à-dire que vous soyez un visiteur, un client, etc.), nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement pour les finalités suivantes :

  • Détecter, prévenir et combattre la fraude et les abus sur la base de la nécessité de défendre notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de lutter contre la fraude et les abus ;
  • Gestion de nos propres litiges sur la base de la loi du 30 juillet 2018 (art. 10§1,1°) et de la nécessité de défendre notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime est de pouvoir sauvegarder nos droits en cas de litige.

Dans ce cas, nous conservons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 10 ans, à moins que la détection, la prévention et la lutte contre la fraude et les abus, ou la gestion des litiges, n'exigent que les données à caractère personnel soient conservées pendant une période plus longue.

Dans le cadre de la réalisation de ces finalités, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à/au/aux :

  • employés, travailleurs étudiants, avocat(e)s-stagiaires, avocats et associés d'ALTIUS ou affiliés à ALTIUS, dans la mesure où ils ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exercice de leurs fonctions ;
  • des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte (sous-traitants) ;
  • autorités du barreau, dans le cadre de nos obligations déontologiques ou légales ;
  • tribunaux, des avocats en dehors d'ALTIUS, des huissiers de justice, des notaires, des experts judiciaires et à d’autres acteurs judiciaires pour autant que nécessaire au traitement d'une affaire ou à l'introduction, à l'exercice ou à la justification d'une action en justice ;
  • des consultants indépendants pour autant que nécessaire à l'organisation d'ALTIUS, au traitement d'un dossier ou à l’introduction, à l'exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • autorités judiciaires, policières ou administratives, lorsque la loi nous y oblige ou pour autant que nécessaire pour le traitement d’un dossier ou l’introduction, l’exercice ou à la justification d’une action en justice ;
  • des assureurs protection juridique lorsque nos services sont couverts par une police de protection juridique.

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2.2 Quels sont vos droits à notre égard en tant que responsable du traitement ?

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement, vous avez plusieurs droits :

  • Vous avez toujours le droit d’accès à vos données à caractère personnel. Cela vous permet de vérifier quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet.
  • Vous avez toujours le droit à la rectification de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de corriger ou de compléter les données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes que nous traitons à votre sujet.
  • Vous avez le droit à l’effacement de vos données à caractère personnel. Ceci vous permet de supprimer définitivement les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Nous ne sommes pas toujours obligés de supprimer vos données à caractère personnel à votre demande - ce droit ne s'applique que dans les cas et dans la mesure prévue par la loi.
  • Vous avez le droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant. Ceci vous permet de geler notre utilisation de vos données à caractère personnel sans les supprimer. Nous ne sommes pas toujours obligés de limiter le traitement de vos données à caractère personnel à votre demande - ce droit ne s'applique que dans les cas et dans la mesure prévue par la loi.
  • Vous disposez d'un droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel . Ceci vous permet de vous opposer au traitement ultérieur de vos données à caractère personnel. Nous ne sommes pas toujours obligés d'honorer votre opposition - ce droit ne s'applique que si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime.
  • Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement de vos données à caractère personnel a lieu sur la base de votre consentement.
  • Vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
  • Vous avez le droit à la portabilité des données . Cela vous permet de transférer, copier ou déplacer facilement des données à caractère personnel d'un responsable du traitement à un autre. Ce droit ne peut être exercé que si le traitement est basé sur votre consentement ou sur un contrat conclu avec vous.

Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au chef vie privée, voir le point 1.5 ci-dessous.

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3. Nos traitements de données à caractère personnel en tant que sous-traitant

3.1 Aperçu des traitement où ALTIUS agit en tant que sous-traitant

Dans des circonstances exceptionnelles, vous pouvez aussi nous confiez des données à caractère personnel en tant que sous-traitant. Les situations dans lesquelles nous traitons exceptionnellement des données à caractère personnel en tant que sous-traitant pour le compte du responsable du traitement sont limitées à celles qui sont décrites ici de manière exhaustive :

Votre utilisation de l’appli ALTIUS PREAVIZ

Nature et finalités du traitement

Si vous utilisez l’appli ALTIUS PREAVIZ (disponible comme appli mobile via un app store ou en tant que web app via notre site web), vous reconnaissez que vous agissez en tant que responsable du traitement (ou que l’organisation que vous représentez agit en tant que responsable du traitement) des données à caractère personnel que vous saisissez dans l’appli lorsque vous l’utilisez pour calculer les délais de préavis et/ou indemnités en cas de licenciement.

Type de données à caractère personnel traitées

Données générales d’identification (prénom et nom)

Données RH et professionnelles (date d’entrée en fonction, type de travail, salaire, avantages en nature, date de fin du contrat)

Catégories de personnes concernées

Employés

Sous-traitants approuvés

LeyQi BV, établie en Belgique

Scalingo SAS, établie en France

Durée du traitement

Durée entière du contrat concernant l’utilisation de l’appli ALTIUS PREAVIZ app (si ce contrat prend fin, le contrat de traitement de données prend automatiquement fin)

Dans les situations où nous agissons en tant que sous-traitant, cette section 3 constitue le contrat de traitement de données qui régit notre relation avec vous (ou avec l’entité que vous représentez) en tant que responsable du traitement.

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3.2 Général

Le responsable du traitement et le sous-traitant traiteront les données à caractère personnel, chacun en leur qualité respective, conformément à la législation en matière de protection des données à laquelle ils sont soumis.

En tant que sous-traitant, nous traiterons les données à caractère personnel exclusivement au nom et pour le compte du responsable du traitement.

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3.3 Mesures de sécurité

En tant que sous-traitant, nous nous engageons à mettre en œuvre et à respecter les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates qui sont nécessaires à la protection des données à caractère personnel en cas de destruction accidentelle ou illégale, perte, altération, divulgation non autorisée ou accès non autorisé à des données à caractère personnel. Lors de la fixation des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, le sous-traitant tiendra compte de (i) l’état des connaissances, (ii) des coûts de mise en œuvre de ces mesures, (iii) de la nature, l’étendue, le contexte et les finalités du traitement, (iv) des risques pour les droits et libertés des personnes concernées, particulièrement en cas de destruction accidentelle ou illégale, perte, modification, divulgation non autorisée ou accès non autorisé à des données à caractère personnel transmises, enregistrées ou traitées autrement, soit par accident, soit de manière illégitime et (v) la probabilité que le traitement ait un impact sur les droits et libertés des personnes concernées.

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3.4 Destinataires

En tant que sous-traitant, nous pouvons donner accès aux données à caractère personnel à nos employés et agents, dans la mesure où ces employés et agents ont besoin de cet accès aux données à caractère personnel pour permettre au sous-traitant de remplir ses obligations en vertu du Contrat et du contrat de traitement des données. Nous informerons par écrit les employés concernés du caractère confidentiel des données à caractère personnel et du cadre légal et contractuel relatif aux données à caractère personnel et imposera contractuellement aux collaborateurs concernés une obligation de confidentialité.

Le responsable du traitement approuve par la présente les sous-traitants ultérieurs listés dans la section 3.6 ci-dessous. Le responsable du traitement donne par la présente également une autorisation écrite générale au sous-traitant de faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour traiter les données à caractère personnel pour leur compte. Nous informerons le responsable du traitement au sujet de ces sous-traitants ultérieurs, le cas échéant. Lorsque nous faisons appel à des sous-traitants ultérieurs, nous nous engageons à ceux-ci soient soumis à des obligations contractuelles au moins équivalentes à celles auxquelles nous sommes soumis vis-à-vis du responsable de traitement sous ce contrat de traitement des données.

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3.5 Obligation d’assistance

En tant que sous-traitant, nous communiquerons au responsable du traitement, à la demande de ce dernier, toutes les informations requises concernant le traitement de données à caractère personnel et transfèrera au responsable du traitement toute demande ou question d’une personne concernée liée au traitement de données à caractère personnel.

Le responsable du traitement dispose d’un droit d’auditer notre traitement en tant que sous-traitant afin de vérifier que nous respectons nos obligations. Le responsable du traitement peut mener un tel audit maximum une fois par an. Cet audit peut être mené par le responsable du traitement ou un auditeur mandaté par le responsable du traitement. Le responsable du traitement nous informera au moins 1 mois avant le moment jour où se tiendra l’audit. Si nous devions recevoir durant un tel audit une instruction du responsable du traitement qui contrevient à la législation en matière de protection des données applicable, nous en informerons immédiatement le responsable du traitement.

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3.6 Fin

Si le responsable du traitement cesse de faire appel à nous en tant que sous-traitant, nous supprimerons les données à caractère personnel qui nous ont été confiées en qualité de sous-traitant, à moins que le stockage des données à caractère personnel ne soit requis par la législation applicable.

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